Bardzo szybko okazało się, że większość firm nie radzi sobie w tej trudnej sytuacji. Przedsiębiorstwa mierzą się z chaosem pracy, a także utrudnioną komunikacją – zarówno wewnątrz firmową, jak i zewnętrzną - z klientami i kontrahentami. Należy pamiętać, że właściwa komunikacja jest obecnie niezwykle istotna dla utrzymania relacji i zapewnienia ciągłego przepływu informacji.
„Sytuacja, w której znalazły się firmy praktycznie z każdego zakątka świata, na zawsze zmieni rzeczywistość biznesową. Niewidoczny wróg, który sparaliżował gospodarkę, wymusza na nas zmianę modelu pracy – na model pracy zdalnej – mówi Daria Widerowska, Marketing & PR Manager, IT.integro – Mimo że zagadnienie pracy zdalnej funkcjonuje od lat i jest szczególnie doceniane przez pracowników z młodego pokolenia, to dopiero dziś przestawić się na nią muszą wszyscy” – dodaje.
Aby wesprzeć swoje zespoły, liderzy muszą dostarczyć im odpowiednie narzędzia. Takie, które można szybko wdrożyć, są intuicyjne i łatwe w obsłudze.
Sytuacja zmienia się niezwykle szybko, a przedsiębiorstwa nie mają czasu i możliwości, by zapewnić długotrwałe szkolenia. Wymagają rozwiązań, które w sposób płynny umożliwią stworzenie zintegrowanego wirtualnego centrum pracy zespołowej. Dzięki nim będą mogli skonfrontować się z głównymi wyzwaniami stojącymi przed przedsiębiorcami w czasie wymuszonej nieprzewidzianymi okolicznościami pracy zdalnej.
Wśród nich znajduje się pakiet narzędzi od Microsoft – Office 365, które pozwala szybko zmienić pracownikom swój model komunikacji.
5 wyzwań, które stoją przed organizacjami w czasach pracy zdalnej
1. Brak dostępu do zasobów poza siedzibą firmy
W czasie energicznie zmieniających się warunków, niezwykle istotne jest zagwarantowanie pracownikom dostępu do zasobów, z każdego miejsca i o każdej porze. Takie rozwiązanie dają narzędzia pakietu Office 365, które dostępne są w klasycznych aplikacjach, jak i w wersjach mobilnych - na tabletach i telefonach. Użytkownicy mogą z nich korzystać także poprzez przeglądarkę internetową.
Co więcej, Office 365 działa tak samo dobrze na urządzeniach Apple, jak i posiadających oprogramowanie Windows lub Android.
2. Brak możliwości bezpośredniej komunikacji i izolacja pracowników
Praca zdalna powoduje izolację pracowników. W wyniku braku bezpośredniego kontaktu, liderzy mogą nie dostrzegać problemów w swoich zespołach, takich jak brak motywacji czy słabnące zaangażowanie. Ograniczenie do korespondencji e-mailowej czy rozmowy telefonicznej tylko pogłębiają te niedogodności.
Sytuację pozwala zmienić komunikator Microsoft Teams dostępny w pakiecie Office 365. Funkcjonalnościami przypomina popularnego Messengera czy WhatsAppa, jednak jest rozwiązaniem do komunikacji biznesowej. Osoby, które przyzwyczajone są do korzystania z komunikatorów na co dzień, łatwiej będą wyrażały swoje opinie czy emocje poprzez tego typu narzędzie, niż przez e-mail. Co więcej, aplikacja Teams pozwala prowadzić wideo rozmowy z wieloma użytkownikami – nawet do 10 000. Dzięki temu jednocześnie możemy zorganizować spotkania on-line z zespołem lub nawet wszystkimi pracownikami przedsiębiorstwa. Ta forma komunikacji może pozytywnie wpłynąć na złagodzenie izolacji i poprawić efektywność członków zespołu.
3. Nieefektywna współpraca w zespołach
Microsoft Teams pozwala na prowadzenie chatów grupowych oraz tworzenie zespołów. Można do nich dodawać osoby, które pracują nad wspólnym projektem, a także prowadzić tam komunikację ograniczoną do wyłącznie jednego tematu. W ten sposób pracownicy zyskują płynny przepływ informacji oraz szybsze odpowiedzi i reakcje niż w przypadku wiadomości e-mail. Za pośrednictwem chatu można również udostępniać pliki. Dodatkowo są one automatycznie zapisywane w zasobach chmurowych. Jeśli są to pliki tekstowe typu Microsoft Word, Excel bądź inne dokumenty z pakietu Office 365, to wszystkie osoby posiadające dostęp do wybranego zespołu, mają możliwość edycji w narzędziach on-line.
Pliki, które zapisane są w chmurze, można otwierać w klasycznych aplikacjach. Wprowadzane w nich zmiany będą automatycznie zapisywane we wspólnej wersji pliku.
Dobrym przykładem wykorzystania tej funkcji, może być wspólna praca nad prezentacją w programie PowerPoint. Wszyscy zainteresowani mogą ją jednocześnie edytować w jednym pliku, a także monitorować nanoszone przez innych użytkowników. Mogą również dodawać komentarze i wymieniać się uwagami. Taki sposób pracy pozwala zaoszczędzić czas i prowadzi do usprawnienia komunikacji i integracji członków zespołu.
4. Niska kontrola postępów realizacji zadań
Zespół pracujący na co dzień w jednej przestrzeni może swobodnie komunikować się na temat zadań, podziału obowiązków, postępów w projektach, czy problemów, które pojawiają się w trakcie pracy. Odseparowanie w czasie wykonywania pracy zdalnej utrudnia wymianę informacji, co może poskutkować tym, że komunikacja pomiędzy członkami zespołu zanika. Bez odpowiedniej koordynacji działań, niektóre zadania mogą być wykonywane wielokrotnie, a priorytety nie zostaną realizowane właściwie.
Zarządzanie projektami i zadaniami należącymi do poszczególnych pracowników warto oprzeć o Microsoft Planner. Ta aplikacja dostarcza wszelkie funkcjonalności potrzebne do zarządzania zadaniami. Każdy użytkownik posiada dostęp do panelu, w którym widzi wyznaczone mu zadania wraz z terminami ich wykonania. Może również zmieniać statusy swoich działań oraz otrzymywać informacje na temat postępów innych członków zespołu. Lider zyskuje narzędzie ułatwiające podział obowiązków i nadzorowanie wykonanych prac.
To, co wyróżnia Microsoft Planner spośród podobnych rozwiązań, to jego integracja z innymi rozwiązaniami na co dzień wykorzystywanymi w pracy. Zespoły zbudowane w Microsoft Teams są tożsame z zespołami w Plannerze, a pliki dołączone w Plannerze, są automatycznie widoczne w SharePoint i w zasobach OneDrive. Dzięki temu cały zespół ma dostęp do tych samych zasobów, a zmiany nanoszone w plikach są aktualizowane w sposób automatyczny, co oznacza, że nie ma zatem potrzeby ponownego przesyłania plików.
5. Zwiększenie ryzyka naruszenia bezpieczeństwa
W obecnej sytuacji kryzysowej przedsiębiorcy zapominają o bezpieczeństwie w sieci, a przecież stabilny dostęp do usług, takich jak choćby poczta elektroniczna, jest niezwykle ważny. Narzędzia z pakietu Office 365 zostały wyposażone w liczne zabezpieczenia antywirusowe i antyspamowe. Nie trzeba się także bać utraty danych.
Stwórz wirtualne centrum pracy zdalnej z Office 365 – przez 6 miesięcy za darmo!
Wdrażając narzędzia pakietu Office 365, przedsiębiorstwa zapewniają swoim pracownikom spójny ekosystem pracy, który pozwoli im na wykonywanie swoich obowiązków w utrudnionych warunkach pracy zdalnej.
Więcej informacji na temat możliwości skorzystania z bezpłatnego pakietu Office 365 można znaleźć na stronie www.myWORKPLACE.pl.
