Autor innowacyjnych narzędzi IT wybrał system ERP od Microsoft 

Cognifide zajmuje się tworzeniem zaawansowanych platform marketingowych w oparciu o systemy zarządzania treścią. W Poznaniu powstają aplikacje internetowe takich marek, jak Ford, Shell, Lincoln, GSK, Investec, czy Telegraph Media Group. 

W kwietniu 2014 roku firma Cognifide dołączyła do grupy WPP, globalnego holdingu komunikacji marketingowej. W 3 000 biur, w 110 krajach grupa WPP zatrudnia ponad 170 000 osób. Cognifide stała się częścią sieci Wunderman, skupiającej agencje interaktywne, pracujące dla takich klientów, jak Coca-Cola, Best Buy, Citibank, Ford, Land Rover, Microsoft, Nokia, Novartis, Telefonica oraz weszła w skład WPP Digital, części WPP, odpowiedzialnej za obszar mediów cyfrowych. 

Obecnie, w Cognifide pracuje prawie 250 osób, z czego ponad 200 tworzy zespół w Poznaniu. W ciągu ostatnich 2 lat zatrudnienie w poznańskim biurze zwiększyło się trzykrotnie. 

Wyzwania 

Cognifide, jako firma o profilu programistycznym, jest klientem szczególnie wymagającym, świadomym swoich celów. Tym większe wyzwanie zostało postawione przed IT.integro. 

O specyfice firmy Cognifide decyduje jej międzynarodowy charakter. W momencie wdrożenia grupa składała się z dwóch spółek. Pierwsza z nich mieści się w Londynie. Jest to siedziba główna, w której zawierana jest większość transakcji sprzedaży oraz realizowana jest obsługa klienta. Druga znajduje się w Poznaniu. Ma charakter centrum rozwoju, które wdraża projekty.  

Od momentu wdrożenia firma kontynuowała intensywny rozwój, otwierając oddział w USA i planując otwarcie kolejnych oddziałów na świecie. 

Wśród celów biznesowych, które determinowały wybór systemu ERP, znalazły się: 

- spójne, transparentne raportowanie, 

- automatyzacja tworzenia raportów i analiz, 

- dostęp do aktualnych, ujednoliconych danych niezbędnych w procesie podejmowania decyzji, 

- stworzenie uniwersalnego modelu księgowości. 

Głównym powodem wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV był rozwój firmy. Ze start-up’u, Cognifide stała się dynamicznie rozwijającym przedsiębiorstwem, które w znaczącym stopniu zwiększyło zatrudnienie i obroty. Wcześniej w Polsce korzystaliśmy z systemu Comarch ERP Optima, natomiast partner angielski używał prostego systemu księgowego Quickbooks. Poszukiwaliśmy jednak wspólnego, bardziej kompleksowego rozwiązania, które pomoże nam efektywnie prowadzić księgowość, raportować wyniki finansowe oraz zarządzać naszymi kosztami, tak na poziomie spółek jak i grupy kapitałowej– mówi Ewa Łusiak – Jędra, Finance Director, Cognifide Polska. 

Spójne raportowanie   

Raportowanie Cognifide wiązało się z kilkoma wyzwaniami. Do tej pory, obie spółki, polska i angielska, pracowały na osobnych systemach oraz na odrębnych bazach danych. Tworzenie spójnych raportów było bardzo czasochłonne. Utrudnione było porównywanie danych, płynących z obu spółek. Cognifide poszukiwał narzędzi, które pozwoliłyby na tworzenie raportów zarówno na poziomie spółek, jak i grupy. 

IT.integro stanęło przed wyzwaniem wdrożenia rozwiązania, które skonsoliduje dane z trzech źródeł. Polskiego i angielskiego oddziału oraz zewnętrznego systemu do zarządzania projektami OpenAir, który stanowił osobną bazę danych. Aby osiągnąć zamierzony cel, wdrożono system Microsoft Dynamics NAV zintegrowany z rozwiązaniem Business Intelligence - Targit Decision Suite. Narzędzia Business Intelligence pozwalają przekształcić dane w informacje, a informacje w wiedzę konieczną do efektywnego zarządzania wydajnością i procesami w przedsiębiorstwie. 

Automatyzacja wprowadzania danych oraz raportowania 

Raportowanie przez długi czas bazowało na formularzach Excel. Związane było ze żmudnym, ręcznym wprowadzaniem danych. Brakowało automatyzacji, która skróciłaby czas tworzenia raportów, a jednocześnie gwarantowałaby ich bezbłędność. Targit zapewnia możliwość generowania raportów, bez dodatkowych czynności. Tworzenie analiz wymaga jedynie kilku kliknięć zamiast czasochłonnego wprowadzania danych. 

Wdrożenie zunifikowanego modelu księgowości oraz metod księgowania 

Do potrzeby spójnego raportowania dołączyła także chęć posiadania uniwersalnego oraz ujednoliconego modelu księgowości. Do 2015 roku, działy księgowości z obu krajów działały równolegle, bazując na odmiennych wymiarach. Pojawiło się także wyzwanie konsolidowania wyników w różnych przekrojach.  

Rozwiązanie 

W firmie Cognifide wdrożono system Microsoft Dynamics NAV 2013 w obszarach finansów, środków trwałych, zakupów, sprzedaży oraz budżetów księgi głównej. Wśród powodów, dla których firma Cognifide zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV znalazły się, m.in. wielojęzyczność oraz łatwy w obsłudze, przyjazny interfejs systemu. Wielojęzyczność wymagana była ze względu międzynarodowy charakter wdrożenia. Podobnie intuicyjność i prostota użytkowania były w szczególności oczekiwane przez angielskich partnerów. 

Dodatkowo zaimplementowano w pełni zintegrowany moduł Kadry i płace, stanowiący rozszerzenie standardowej funkcjonalności systemu ERP oraz Targit Decision Suite - nowoczesne rozwiązanie Business Intelligence. 

Zależało nam, by system ERP usprawnił procesy księgowe, począwszy od wprowadzenia dokumentów, aż po jak najbardziej zautomatyzowane raportowanie. Ogromną wartością projektu było zunifikowanie podejścia do kosztów zarówno w Anglii, jak i w Polsce. To był dla nas prawdziwy przełom – powiedziała Ewa Łusiak – Jędra. 

Targit 

Kompletna wiedza na temat procesów zachodzących w firmie jest fundamentem dobrych decyzji. Pozwala zrozumieć przyczyny zmian i przebieg działań. Ułatwia także interpretację skutków podjętych czynności. 

Targit Decision Suite to nowoczesny system Business Intelligence, w pełni kompatybilny z systemem ERP – Microsoft Dynamics NAV, umożliwiający samodzielne tworzenie analiz, raportów z różnego typu źródeł oraz pulpitów menedżerskich. Narzędzie dostarcza kluczowych informacji służących podejmowaniu efektywnych decyzji biznesowych. Targit Decision Suite wspiera także prace analityczne, kontrolingowe, prognozowanie wyników i zarządzanie ryzykiem. Wykorzystuje najnowsze technologie in-memory i hurtownie danych. 

Obecnie, Targit to ważna platforma do raportowania. Jest ona dla nas szczególnie istotna, gdyż łączy kilka systemów, w których przechowujemy różnego typu dane. Hurtownia danych pozwala nam gromadzić informacje z wielu źródeł oraz je analizować w różnych przekrojach– powiedziała Ewa Łusiak – Jędra. 

Spółka Cognifide szczególną wagę przykładała do rozwoju narzędzi analitycznych Business Intelligence w oparciu o system ERP oraz system OpenAir. Oczekiwała kompletnego rozwiązania, które zapewni sprawne zarządzanie oraz przejrzystą, prostą analitykę. Dla pracowników Cognifide ważna była nie tylko jakość procesów, ale również prezentowania danych. Oczekiwano także ustalenia ścisłych standardów przy przydzielaniu uprawnień do danych pracownikom firmy. 

Konsolidacja danych z 3 źródeł 

Dane do raportowania były pobierane pierwotnie z trzech źródeł – oddziałów z Polski i Wielkiej Brytanii oraz z systemu OpenAir. W ostatnim czasie Spółka dołączyła do hurtowni oddział w Stanach Zjednoczonych. Oprogramowanie ERP zintegrowane z narzędziami analitycznymi Targit pozwoliło na spójne, zautomatyzowane raportowanie na własne potrzeby oddziałów, jak i na potrzeby grupy. 

Część danych pochodzi z systemu ERP (na podstawie np. operacji księgowych, budżetów, czy danych związanych z projektami), a część pobierana jest automatycznie z systemu OpenAir. Targit równolegle zasilany jest danymi z Microsoft Dynamics NAV oraz OpenAir. 

Raportowanie w dwóch walutach 

Cognifide miał szczególne oczekiwania dotyczące raportowania. Ze względu na międzynarodowy charakter firmy, wymagane było rozwiązanie, które w sposób zautomatyzowany tworzy raporty w dwóch walutach – polskim złotym i angielskim funcie, a obecnie także w dolarze amerykańskim. Aby uprościć raportowanie, konsultanci wdrożyli funkcję Kurs wymiany do raportowania, która pozwala na automatyczne konwertowanie wartości do waluty funkcjonalnej grupy. 

Rozbudowane dashboardy 

Najczęściej, dane analityczne są przedstawiane w postaci tabel. W Cognifide wypracowano inny, prostszy sposób prezentacji danych, w postaci graficznych dashboard’ów. Ich atutem jest czytelność oraz prostota. 

Targit oraz cała hurtowania danych pozwalają wygenerować szereg informacji dotyczących rentowności zespołów sprzedażowych, projektów, wykonanych budżetów. Pozwala wyciągnąć informacje na temat trendów w kosztach. Dołączając informacje z innych źródeł, spółka Cognifide otrzymuje pełen obraz realizowanych projektów w obecnej fazie, jak i możliwego rozwoju. 

Raporty są na bieżąco rozbudowywane i doskonalone, tak by w niedalekiej przyszłości osoby kierujące poszczególnymi działami w firmie miały możliwość korzystania z nich we własnym zakresie. 

Business Intelligence w Cognifide ma szczególne znaczenie. Rozwiązanie jest stale rozbudowywane, a w przyszłości planowane jest wdrożenie mobilnej wersji oprogramowania, które umożliwi dostęp do analiz z dowolnego miejsca. 

Kadry i płace 

W firmie Cognifide zdecydowano się na wdrożenie modułu Kadry i Płace. Jest to autorskie rozwiązanie opracowane przez firmę IT.integro. Moduł stanowi rozszerzenie funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV w zakresie zarządzania personelem i rachuby płac. Umożliwia tworzenie kadrowej bazy danych, generowanie licznych dokumentów, prowadzenie ewidencji czasu pracy i absencji, wyliczanie wynagrodzeń i zasiłków, księgowanie płac wg zdefiniowanych kryteriów i wiele innych. 

Moduł Kadry i Płace wspiera cały, formalny cykl życia pracowników w firmie, począwszy od momentu przygotowania umowy o pracę, poprzez wprowadzanie podstawowych danych, comiesięczne wyliczanie wynagrodzeń, aż po świadectwo pracy. Dodatkowo Dynamics NAV umożliwia automatyczny import czasu pracy z systemu OpenAir, co w znaczącym stopniu usprawniło proces pobierania danych do kalkulacji płac. Teraz jest to kwestia naciśnięcia przycisku, a kiedyś dane były wprowadzane do systemu manualnie – opowiada Magdalena Siwka, Senior HR Manager w Cognifide - Ponadto, istnieje możliwość automatycznego importu czasu pracy pracowników z innego systemu. Wzrost liczby zatrudnionych spowodował, że ręczne wprowadzanie danych o projektach oraz ich uczestnikach czy nadgodzinach byłoby zbyt pracochłonne. Zintegrowany z systemem ERP moduł Kadry i płace pozwala zaimportować te dane automatycznie – dodaje. 

Proces wdrożeniowy 

Wdrożenie systemu ERP rozpoczęło się w listopadzie 2014 roku. Proces przebiegał etapowo, zgodnie z metodyką Microsoft Dynamics Sure Step. Był prowadzony równolegle w Polsce i w Wielkiej Brytanii. Ostatecznie, projekt został zakończony w kwietniu 2015 roku.  

Plany na przyszłość 

Firma Cognifide w dalszym ciągu planuje rozbudowę możliwości narzędzi Business Intelligence w oparciu o Microsoft Dynamics NAV. Spójne raportowanie przyniosło firmie ogromne korzyści. Rozważany jest upgrade systemu do najnowszej wersji, a także jego kolejne, cykliczne aktualizacje. Wśród planów, znajduje się również umowa w zakresie wsparcia modułu Kadry i płace. 

Korzyści biznesowe 

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV oraz dodatkowych rozwiązań, jak Kadry i Płace oraz Targit Decision Suite, zapewniło osiągnięcie podstawowych celów biznesowych, jakie stawiała sobie firma Cognifide. Wśród osiągniętych korzyści warto wymienić: 

• Uzyskanie dostępu do aktualnej, wiarygodnej bazy danych 
• Automatyzację procesów 
• Generowanie raportów w oparciu o wiarygodne dane 
• Lepsze prognozowanie 

• Unifikację modelu księgowości 
• Szybsze procesy analityczne i raportowanie 
• Sprawną obsługę kadrowo-płacową 
• Lepsze planowanie i ewidencja czasu pracy 

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV pozwoliło na ujednolicenie metodologii prezentowania oraz zarządzania kosztami w grupie. Wcześniej, każda firma posiadała własny plan kont, metody księgowania. Dodatkowo, raportowanie grupowe przygotowywane było w Excelu. Obecnie, dane można z łatwością zinterpretować, niezależnie od tego czy pochodzą z polskiej, angielskiej czy amerykańskiej spółki – podsumowuje Ewa Łusiak – Jędra. 

Partner wdrożeniowy 

Partnerem wdrożeniowym została firma IT.integro – Złoty Partner Microsoft Dynamics NAV oraz członek elitarnej grup Microsoft Dynamics President’s Club. Decyzja o wyborze związana była z doświadczeniem IT.integro w realizacji projektów międzynarodowych, która zrealizowała około 50 zagranicznych wdrożeń oraz obsługuje ponad 1 000 obcojęzycznych użytkowników systemu ERP. Cognifide oczekiwał od swojego partnera kompletnego wsparcia w zakresie wdrożenia oraz zapewnienia dostępu do aktualizacji, związanych ze zmieniającymi się uwarunkowaniami prawnymi.