Lepiej uprościć niż komplikować

Rozpoczynając analizę, warto zwrócić uwagę na stosowane w przedsiębiorstwie metody monitorowania i ewaluacji. Sprawdzeniu poddaje się aktualną sytuację w firmie, jej wyniki finansowe oraz stopień realizacji celów biznesowych. Informacje, którymi zarządzasz, pochodzą z wielu różnych źródeł: oprogramowania ERP, DMS i CRM oraz z systemów różnych dostawców.

Możesz mieć złudne poczucie kontroli nad realizacją przyjętych celów strategicznych, jeśli w Twojej firmie sprawozdania generuje się raz w miesiącu lub rzadziej.

Jeśli pojawiają się pytania, na które nie potrafisz odpowiedzieć, a Twoja niepewność może mieć związek między innymi z aktualnym poziomem stanów magazynowych lub brakiem możliwości natychmiastowego wglądu w bieżące działania poszczególnych działów. Brakuje Tobie pełnego rozeznania w sytuacji finansowej firmy, a kluczowe decyzje biznesowe podejmujesz w oparciu o przewidywania, domysły i mało precyzyjne dane.

Jeśli tak jest w przypadku Twojej organizacji, najwyższy czas zweryfikować wiedzę na temat jej funkcjonowania oraz rozważyć możliwości jej optymalizacji.

Sygnały ostrzegawcze

Istnieje wiele znaków ostrzegawczych, mogących wskazywać konieczność wdrożenia rozwiązania klasy Business Intelligence (BI) i podjęcie nowych decyzji.

Opisane wcześniej przykłady to zaledwie kilka możliwych scenariuszy. Warto zwrócić uwagę na 6 najczęstszych i niepokojących sygnałów zwiastujących konieczność wprowadzenia ulepszeń.

1.     Systematycznie, manualne tworzenie raportów w oparciu o wiele źródeł danych

Znaną praktyką wśród firm jest tworzenie działów, zarządzających budżetem i realizowanymi procesami niezależnie od siebie. Różni pracownicy odpowiadają za funkcjonowanie poszczególnych obszarów. Kierownik ds. sprzedaży nadzoruje działania sprzedażowe. Kierownik działu części jest odpowiedzialny za zarządzanie asortymentem części zamiennych. Kierownik ds. wynajmu obsługuje wypożyczenia części i sprzętu. Kierownik serwisu zajmuje się realizacją działań serwisowych.

Aby zarządzający poszczególnymi działami mieli wgląd w rzetelne dane firmy, szczególnie te dotyczące finansów, prognozowania, wyników sprzedaży, a także ogólnej kondycji organizacji, konieczne jest pobranie danych z oddziałów i skonsolidowanie ich w formie jednego raportu.

Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to konieczność manualnego pobierania danych z kilku źródeł oraz tworzenie raportu w programie Microsoft Excel. Jest to proces czasochłonny, żmudny i narażony na występowanie błędów. Zazwyczaj, zajmują się tym działy IT. Natomiast osoby, odpowiedzialne za podejmowanie decyzji, nie mają możliwości wglądu w wymagane dane, ani ich dostosowania w dowolnym miejscu i czasie.

Istnieje lepsze rozwiązanie

Narzędzia klasy Business Intelligence, takie jak Targit zintegrowany z systemem ERP - Microsoft Dynamics NAV, pozwalają na automatyczne zebranie informacji ze wszystkich źródeł dostępnych w obrębie przedsiębiorstwa oraz ich ujednolicenie i wyświetlenie w formie czytelnych pulpitów, raportów i analiz. Posiadają funkcje dynamicznych analiz, dzięki którym pracownicy mają możliwość wyświetlania danych na różnych poziomach szczegółowości, analizy trendów, a także identyfikacji przyczyn zmian.

Określeni wcześniej pracownicy mogą dzielić się wiedzą oraz kontrolować poziom uprawnień i dostępu do danych dla poszczególnych użytkowników bezpośrednio w systemie. Wystarczy stworzyć raport lub pulpit menedżerski, a dostosuje się automatycznie do potrzeb konkretnego użytkownika lub działu. Dokument będzie zawierał wyłącznie niezbędne dane.

2.     Generowanie raportu może pochłonąć nawet kilka dni

Jeśli w twojej organizacji sprawozdania są przygotowywane ręcznie, wymagane jest przejścia kilku kroków: pobrania danych, ręcznego przetworzenia - dostosowując do potrzeb użytkownika, a także ich ostatecznej weryfikacji. Podczas tworzenia raportu, użytkownik nie ma pewności, czy dane uwzględnione w dokumencie są prawidłowe.

Realizacja tego procesu może zająć kilka dni, znacznie opóźniając poprawne wykonanie analizy tendencji rynkowych oraz kluczowych wskaźników wydajności. Jeśli wystąpią niezgodności, może upłynąć sporo czasu zanim błędy zostaną wykryte i skorygowane. Zalecane jest stałe monitorowanie wskaźników efektywności (KPI). Jeśli nie jest to możliwe, śledzenie pomiarów powinno odbywać się co najmniej raz dziennie.

Istnieje lepsze rozwiązanie

Do pobierania i przetwarzania danych, poleca się wykorzystanie skutecznego i efektywnego rozwiązania do analityki biznesowej, które w kilka sekund, za pomocą jednego kliknięcia wygeneruje raport. Dzięki dodatkowym funkcjom, takim jak agent powiadomień, dane napływające z systemów ERP, DMS, CRM oraz oprogramowania innych dostawców są na bieżąco monitorowane. W przypadku wystąpienia zmian, użytkownik zostanie o nich natychmiast poinformowany.

3.     Monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności raz w miesiącu

Jednak, śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) raz w miesiącu jest niewystarczające. Aby raport opierał się na aktualnych i precyzyjnych danych, a także wiernie odzwierciedlał faktyczny stan funkcjonowania firmy, wskaźniki powinny być aktualizowane na bieżąco.

Najlepszym rozwiązaniem byłoby ich śledzenie przez 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. W przypadku, gdy nie ma takiej możliwości, kontrola KPI powinna odbywać się przynajmniej raz dziennie. Jeśli natomiast proces generowania raportu trwa aż kilka dni, sprawne i szybkie podejmowanie decyzji strategicznych jest niemożliwe.

Istnieje lepsze rozwiązanie

Aktualizacja danych powinna odbywać się na bieżąco, przez cały dzień. Organizacje korzystające z narzędzi Business Intelligence konfigurują je pod kątem szybkiego pobierania danych. W ten sposób, mają możliwość trzymania ręki na pulsie, kontroli kondycji firmy oraz identyfikacji przyczyny porażek i sukcesów, a także śledzenia mniejszych i większych zmian.

Podczas pojawienia się problemu, firmy są w stanie sprawniej określić jego przyczynę oraz wdrożyć działania naprawcze. Czy w Twoim przedsiębiorstwie brakuje narzędzi umożliwiających precyzyjną kontrolę stanów magazynowych? Czy istnieje duża rozbieżność pomiędzy liczbą przepracowanych godzin a tych rozliczonych? Odpowiedzenie na te pytania umożliwi usprawnienie funkcjonowania firmy, dzięki możliwości szybkiej identyfikacji procesów, które działają i tych, które są mało skuteczne.

Z pomocą zaawansowanego i wydajnego rozwiązania Business Intelligence, proces generowania raportów, pulpitów menedżerskich i analiz odbywa się automatycznie, podobnie jak w przypadku wysyłki powiadomień bezpośrednio do skrzynek odbiorczych użytkowników w sytuacji, gdy oczekiwane wartości KPI zostały osiągnięte. Dzięki temu, pracownicy mogą się bezzwłocznie zaangażować w realizację przypisanych zadań.

4.     Ograniczony i mało przejrzysty wgląd realizowanych operacji

Zdarzają się sytuacje, kiedy kierownicy poszczególnych działów mają trudności z uzyskaniem dostępu do szczegółowych informacji, a potrzebują stałego i szybkiego dostępu do wyników finansowych, prognoz i wydatków, przygotowując się do spotkań z kadrą zarządzającą.

Niestety, potrzebne im dane trafiają do nich w formie raportu generowanego tylko raz miesięcznie. Jak również w przypadku, kiedy Prezes Zarządu chciałby uzyskać wgląd w statystyki oraz informacje na temat zamówień czy produktów cieszących się największą popularnością w poszczególnych oddziałach, dane, których potrzebuje nie są dostępne.

To zaledwie kilka przykładów trudności, z jakimi osoby decyzyjne borykają się podczas codziennej pracy.

Istnieje lepsze rozwiązanie

Narzędzia klasy Business Intelligence oraz oprogramowanie klasy ERP jak Microsoft Dynamics NAV pozwalają na wizualizacje danych za pomocą przejrzystych i czytelnych tabel i wykresów, zastępujących skomplikowane obliczenia arkuszy programu Excel. Wystarczy spojrzeć na wygenerowany raport, by znaleźć potrzebne informacje.

Wybór właściwego narzędzia analityki biznesowej ułatwia prognozowanie i śledzenie trendów na rynku, a także przetwarzanie i prezentowanie informacji na dowolnym poziomie szczegółowości. Im więcej danych biznesowych zostanie poddanych analizie, tym zwiększa się prawdopodobieństwo podjęcia słusznej i przemyślanej decyzji.

Proces decyzyjny obejmuje kilka kroków: obserwację, analizę i zapoznanie się z dostępnymi rozwiązaniami, podjęcie ostatecznej decyzji oraz jej realizację. Dzięki wdrożeniu narzędzi Business Intelligence wspierających podejmowanie decyzji, proces ten przebiega szybko i sprawnie.

Jedną z kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązania BI w Twoim przedsiębiorstwie jest możliwość wyposażenia pracowników w zestaw specjalistycznych narzędzi do tworzenia zaawansowanych i kompleksowych analiz, umożliwiających natychmiastowy wgląd w dane niezbędne do ich wygenerowania. W środowisku pracy, w którym kluczowe dane są na wyciągnięcie ręki, łatwiej realizować wyznaczone cele.

5.     Niespójność danych

W rozwijających się firmach liczba źródeł, z których pobiera się dane do analizy, podobnie jak ich złożoność, stale rośnie. Tworzenie sprawozdań dla pracowników, korzystających z coraz to nowszych źródeł danych, zajmuje analitykom coraz więcej czasu. Przy zwiększonym obciążeniu pracą, zespoły analityczne składające się zazwyczaj z kilku specjalistów, nie nadążają z terminową realizacją zadań. Pracownicy coraz częściej korzystają również z rozmaitych metod przetwarzania danych. W takim przypadku, zachowanie jednolitej struktury danych staje się sporym wyzwaniem.

Łatwo na to zwrócić uwagę w sytuacji, kiedy pracownik generuje raporty za pomocą programu Microsoft Excel, a wprowadzone przez niego modyfikacje są widoczne tylko dla niego. Zmiany są udostępniane i przekazywane dalej innym użytkownikom - w formie papierowej, załącznika w wiadomości e-mail lub podczas bezpośredniej rozmowy, tracąc tym samym kontrolę nad spójnością i zgodnością danych.

Istnieje lepsze rozwiązanie

Jedno zintegrowane rozwiązanie BI, zawiera zestaw narzędzi do samodzielnego tworzenia analiz, pulpitów menedżerskich i raportów w przejrzystym dla użytkownika środowisku. Niezależnie od tego, kto i gdzie wprowadza zmiany, są one aktualizowane na bieżąco w czasie rzeczywistym.

Pracownicy mają możliwość udostępniania dokumentów w przestrzeni całej organizacji oraz poddania analizie danych, które są im niezbędne. Dzięki zaawansowanym funkcjom, raporty i analizy prezentują zawsze bieżące i jednolite dane.

6.     Ograniczenia dostępu danych

Solidna baza danych nie przełoży się na sukces Twojej firmy, jeśli osoby zarządzające procesami w przedsiębiorstwie nie będą miały do nich łatwego dostępu. Ważne jest, aby pracownicy posiadali możliwość monitorowania i analizy nie tylko danych wewnętrznych, ale także danych napływających z zewnętrznych źródeł, spoza przedsiębiorstwa. Już wkrótce, ilość danych zewnętrznych znacznie przewyższy ilość danych wewnętrznych. Przedsiębiorstwa, które nie będą potrafiły efektywnie wykorzystać tych zasobów, pozostaną w tyle za konkurencją.

Biorąc pod uwagę kompleksowość źródeł danych, a także złożoność większości rozwiązań BI dostępnych na rynku, zadania dotyczące przygotowywania raportów i analiz spoczywają najczęściej na pracownikach działów IT. Jest to żmudne, złożone działanie. Pracownicy nie posiadający odpowiedniej wiedzy informatycznej, nie będą w stanie samodzielnie opanować zasad obsługi systemu.

Istnieje lepsze rozwiązanie

Zaawansowane i wydajne narzędzia Business Intelligence pomagają w codziennej pracy oraz w podejmowaniu odpowiednich decyzji biznesowych wszystkich pracowników przedsiębiorstwa, niezależnie od poziomu posiadanej wiedzy technicznej. Tworzenie raportów i analiz jest niezwykle proste.

Za pomocą kilku kliknięć, użytkownik ma możliwość sprawnego przejścia do różnych poziomów szczegółowości danych przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i wiarygodności. Takie warunki pracy sprzyjają zastosowaniu biomodalnego podejścia do rozwiązań BI, zakładającego samodzielną eksplorację danych.

Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie narzędzi BI?

Jeśli pojawi się choć jeden z przedstawionych sygnałów ostrzegawczych w Twojej firmie, przemyśl, czy to nie jest dobry moment na wprowadzenie zmian. Będziesz zaskoczony, jak wiele możliwości usprawnienia procesów biznesowych oferują nowoczesne narzędzia klasy BI.

Wśród rozwiązań funkcjonujących na polskim rynku, które pozwalają na zarządzanie procesami oraz analityką biznesową, warto wspomnieć o systemie Microsoft Dynamics NAV. Jest to najpopularniejsze rozwiązanie klasy ERP z rodziny produktów Microsoft, które zintegrowane z narzędziami analitycznymi Targit pozwala na samodzielne tworzenie analiz, raportów z różnego typu źródeł, a także intuicyjnych pulpitów menedżerskich.

Rozwiązania informatyczne wspierające pracę przedsiębiorców są obecnie dostępne nie tylko dla dużych graczy, ale również dla małych i średnich firm. Przy stosunkowo niewielkim koszcie mogą przynieść ogromne korzyści dla organizacji.